余談（当社のセミナー品質向上の取組）
最近ビデオスイッチャーを購入しまして、セミナーで使っています。ITツールを説明するときや参考資料を出すときに、いちいちパワポを開いたり閉じたりすることでセミナーのテンポが悪くなるので、前々からスイッチャーが欲しいと思っていました。
これまでは騙し騙しでHDMIスイッチャーを使いながらやっていたんですが、やはり使いにくいのと、パワポやGoogleスライドを使って進める方がやはりやりやすい（次のスライドを見たり、ノートを確認したりなど）ということで、ビデオスイッチャーを導入しました。
今ではスライド用のiPad、参考資料やデスクトップアプリ紹介用のPC、スマホアプリ紹介用のiPhoneの3つを接続して、切り替えながら使っています。iPhoneはミラーリングすることもあります。
ちなみにブラックマジックデザインのアプリを使えばiPhoneがリモートのカメラにもなるようで、ワークショップ形式のセミナーなどでもうまく使えそうです。
講師用の机の上がなんだか仰々しい感じになりますが、セミナーのストレスは格段に減りました。
本題：バックオフィスの効率化セミナーで伝えたいこと
先月も岡山市のとある商工会でバックオフィスの効率化セミナーをしてきました。今回のセミナーでは経理担当の参加者も多く、日頃の業務を効率化したいという思いが伝わってきました。
今回のセミナーに限らず、バックオフィスの効率化ではまず初めに会計周りから取り組むように話をしています。具体的には会計ソフトを導入すること、もしすでに導入している場合はfreee会計や弥生会計に切り替えることをお勧めしています。
会計周りから取り組む理由は、第一に多くの企業で取り組みが成功しているからです。そして第二には業務効率化の効果が高いからです。
自社に合う会計ソフトを選ぶことが初めの一歩
バックオフィスの業務効率化に取り組むときに、初めにすることが自社の業種や業態に合う会計ソフトを選ぶことです。
ちなみに、弥生シリーズでは「弥生会計オンライン」と「弥生販売」が連携できなかったりと、同じ弥生シリーズでも組み合わせが難しいことがあります。弥生のウェブサイトを見ただけだとよくわからなくて、私もコールセンターに確認させていただきました。
一方freee会計は連携が簡単で、何も考えなくても機能を拡張していきやすいのですが、小売業や製造業、建設業には不向きで、在庫を管理して原価を管理していくような業種には対応できません。
自社の業種や業態を踏まえて、どちらにするか（もちろん第三の選択肢があってもいいですが）考えてみてください。
次のステップは人事労務管理の効率化
会計周りの効率化に取り組んで、デジタル化が進んできたら、次には人事労務管理を効率化することを勧めています。
人事労務管理は、効率化したところで大したメリットはあないという声もよく聞きます。しかし、給与計算や有給管理が省力化できることだけが人事労務システム導入のメリットではありません。実は賃金台帳や労働者名簿、年次有給管理簿などの労働4帳票をシステムが自動で作成してくれることも隠れたメリットです。
中小企業においてはしばしば労働4帳票を整備していないことがあります。私が訪問する企業で適切に整備されていた企業はありませんでした（顧問社労士がいても！）
これらの4帳票は法律で作成が義務付けれらているので、中小企業であっても整備しておかなければいけません。しかし人事労務システムを導入していると、自動的にこの4帳票が作成されるので、法律違反も避けることができるのです。
ITツールに頼りすぎないことも大切
バックオフィスの効率化は、現在の業務を棚卸しし、ECRSの原則によって業務改善した上で、システムを導入運用していくのが望ましいです。
ITツールを契約したらすぐに業務が効率化できるわけではないので、しっかりと腰を据えて、日々より良い業務の進め方は何かを考えながら進めていくような、姿勢が必要です。
댓글