経理業務でも手間がかかる作業として、帳票の作成・送付などがあります。（※見積書、納品書、請求書、領収書などをまとめて帳票といいます。）これらの作業は専門的な知識が必要な業務ではありませんが、毎月必ず発生する業務であり、ミスすることはできない重要な業務となっています。
この記事では、中小企業が請求書アプリを使うことで経理業務を大幅に効率化できることをお話しします。請求書アプリがどんなものか、どうやって効率化するかを説明する前に、まずは自社の請求業務のデジタル化度合いをチェックしてみましょう。
請求業務のデジタル化度合いチェック
【レベル1】 全て手書き
見積書を発行しない企業においてよく見られる。FAXで送られてくる受注（注文）伝票から注文番号、内容、金額などを書き写して、納品書、請求書を手書きで作成する。自社で作成した請求書では入金消し込みができず、発注元から送付される振込表などで、入金消し込みを行う。
【レベル2】 都度ワードやエクセルで作成（テンプレートあり）
これまで手書きだったがデジタル化に取り組んだ結果、ワードやエクセルで見積書や納品書、請求書を作成するようになった企業。作成したデータをPDF化してメール送付する場合と、印刷して郵送する場合がある。どちらも作成データの保管には苦慮している。売掛金の管理は税理士が行う。
【レベル3】 受注データを作成し、請求データを作成
エクセルなどの表計算ソフトや自社開発ソフトに受注情報を入力し、このデータに基づいて見積書や請求書を作成する。月毎の売掛金の集計ができるため、それをもとに入金消し込みを行なっている。帳票の保存方法や帳票の印刷・封入などに時間がかかっているが、これ以上のデジタル化は難しいと感じている。
【レベル4】 請求書アプリを活用
会計ソフトやインターネットバンキングと連携し、請求書アプリを活用している。見積書データを請求書にボタン一つで変更できるほか、毎月の請求書作成が自動で完了したり、口座連携により入金の自動消し込みが完了したりと手間が激減している。請求書の封入や郵送業務も請求書アプリを活用することで省略することができている。
請求書アプリはどのレベルでも導入できる
請求業務のデジタル化は【レベル1】から【レベル4】に向けて段階に進むものだと考えているかもしれませんが、実は違います。というのも、請求書アプリを活用すること自体は、ワードやエクセルで作業するよりも簡単だからです。また、データの保管にも悩むことがなくなるので、【レベル1】〜【レベル3】のどの段階であってもすぐに請求書アプリの導入を検討するべきなのです。
デジタル化度合いをチェックしたところで、請求書アプリを使うにはどうすればいいのか、準備するものを確認していきましょう。
中小企業が請求書アプリを使うための準備
その1：インターネットバンキング
請求書アプリで必要なものがインターネットバンキングです。インターネットバンキングとはウェブ上で残高照会や振込手続きができるシステムのことです。2000年にインターネットバンキングが登場して24年以上経ちましたが、法人用の口座についてはまだ十分に浸透しているとは言えません。その理由は大きく2点あり、一つが月額費用がかかること、もう一つがスマホアプリなどに対応しておらず使いにくいことです。
余談ですが、当社も地方銀行と信用金庫のインターネットバンキングサービスを使っていますが、MacのOSでは動作しないことやブラウザがEdgeでしか動かないことを踏まえると、金融機関のデジタル化の遅れを強く感じます。地方ではインターネット銀行だと企業の信用度が下がる印象があるので、サービスに不満を抱えながらも仕方なく、地方の金融機関の使いにくいインターネットバンキングを使っています。
話を戻すと、請求書アプリを使う上でなぜインターネットバンキングが必要かというと、リアルタイムで残高を照会して「入金消込」を自動化するためです。インターネットバンキングを利用していないと、わざわざ銀行の窓口に行って通帳記入をすることになり、業務効率化が全然できないからです。また最近は銀行の窓口も減ってきているので、今後は通帳記入にかかる労力がどんどん増えていくと思われます。
その2：会計ソフト
会計ソフトも請求書アプリを使う上で必要なツールです。しかし、会計ソフトであればなんでもいいわけではありません。会計ソフトに必要な機能として、請求書アプリとの連携が必要です。請求書アプリと会計ソフトが連携すると、自動で売掛金の仕訳や入金消込の仕訳がされるため、経理の手間が大幅に削減できます。税理士に丸投げしているからと安心している経営者さんもいるとは思いますが、売掛金の入金が税理士の試算表の作成時にならないとわからないなんて、資金繰りを考える上でかなり不味いですよね。
今や税理士事務所側からも「自計化」といって、自社で会計システムに売上や経費を入力するよう顧問先企業に提案している状況です。税理士事務所も手計算では工数が合わず、利益が出ないことに気づき始めたんだと思います。しかし税理士事務所が勧める会計ソフトは非常に使い勝手が悪く、機能面でも遅れているので、当社では「freee会計」または「弥生会計オンライン」を使うようお勧めしています。
ちなみになぜ税理士事務所が使いにくい会計ソフトを勧めてくるかというと、税理士自身がが使いやすいという理由だけで会計ソフトを選んでいるからです。税理士に自社の請求業務のフローについて尋ねてみてください。取引先からどういう形で発注があるか、伝票をどう処理しているのか、請求書等をどう発行して、どこに保管しているのかなど、全く把握していないと思います。そういった内容を把握していないのに、税理士の勧める会計ソフトを導入しようとしてもうまくいくはずが無いというのが、当社の考えです。
請求書アプリの基本機能
請求書アプリを使う前の準備について理解いただいたところで、改めて請求書アプリの基本機能を紹介します。
請求書アプリには手書きで請求書を作成したり、Excelで作成したりしていた場合と比較して、マイナス要素は全くありません。強いてできないことがあるとすれば、手書きで入力できないことぐらいでしょうか。
基本機能
請求金額の自動計算 | 製品やサービスの単価と数量を入力すると、自動で計算される |
取引先情報の反映 | 取引先情報を登録することで、次回帳票作成時に選択することができる |
帳票のデータ保存 | 発行した帳票はアプリ内に自動的に保存され、削除されない |
帳票デザインの編集 | 帳票を好みのデザインに変えることができる |
ロゴや印影の追加 | 帳票にロゴや印影を追加することができる |
これらの機能はインターネットバンキングや会計ソフトを利用していなくても使える機能になります。
請求書アプリで何ができる？
請求書アプリの機能を踏まえて、アプリを使うことでどんなことができるようになるのでしょうか。実際に使ってみるとわかるのですが、ほとんどの作業を自動化できるようになります。毎月作成していた請求書が決まった日に自動で作成されたり、請求書をそれぞれメール送信や郵送しなくてもボタンひとつで完結したり、売掛金が入金されたかどうか会計ソフト上で確認できるようになります。
毎月の請求書の自動作成 | 毎月の決まった請求書を自動で作成して、作成漏れをなくせる |
請求書の一括送信 | 作成した請求書をメールで一括送信できる |
請求書等の封入、郵送 | 作成した請求書の印刷・封入・投函の作業を代行することができる |
売掛金の入金消込 | 会計ソフトとインターネットバンキングと連携して自動で入金消し込みされる |
請求書発行を効率化することは中小企業にどのくらいの影響があるのか
請求書の作成や郵送などの請求業務は多くの中小企業にとって、簡単だが面倒な作業として理解されていると思います。当社でも請求業務は面倒な作業ですし、専任の経理担当社員がいないため、日々の業務が重なると請求書の発行が忘れがちになります。当社はfreee会計を運用していますが、この請求書作成機能で請求業務のミスがなくなり、業務時間も省略することができています。
経理だけを担当する社員がいないような小規模の企業においては、会計ソフトや請求書アプリを導入することで、経理業務を適切に行えることは間違いありません。では経理担当がいるような企業はどうでしょうか。
経理業務の担当者の業務は経営者から見ると何をやっているのかよくわからないことがあります。そのため経理担当者の業務効率化の可能性について考えたことがない経営者が多くいます。一方で経理担当者は業務を効率化するインセンティブがなく、新しいシステムに対応する労力を嫌います。そのため、経理担当者がいる企業では、経理担当者の残業が多すぎる場合以外、業務の効率化は起こりにくい状況があります。
経理業務を効率化することで、経理担当者の業務時間が少なくなることは本来喜ばしいことですが、余った業務時間で何をするかは経営者の考えなければいけないことであり、経理担当者の担当業務を変更することにもなるため、慎重な合意形成が必要となります。
業務時間を短縮するだけではなく次の一手を考える
業務を効率化したのちに、空いた時間に何をしていけばいいのか、生産性向上にどう役立てていくのかについては、また今後のブログで書いてみようと思います。経理業務などのバックオフィスを効率化した後に、どんな業務をすることで企業の売上に貢献できるか考えておくことは非常に重要です。
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